Zaliczka i zadatek to nie to samo, choć wiele osób używa tych słów naprzemiennie. To dwie podobne formy przedpłaty, które stanowią zwykle od 10 do 30% wartości przedmiotu umowy na rzecz przyszłego świadczenia. Jednak poza tym oba pojęcia znacznie się od siebie różnią. W skrócie rzecz ujmując, zaliczka to zastrzyk gotówki dla zleceniobiorcy, natomiast zadatek ma zabezpieczać wykonawcę umowy przed rezygnacją klienta. Czym charakteryzuje się każda z tych form przedpłaty? O czym należy pamiętać, stosując każdą z nich? O tym przeczytają Państwo poniżej.

Zaliczka a zadatek – wprowadzenie

Mylenie zadatku z zaliczką wiąże się poniekąd z brakiem zrozumienia do tego, kiedy płacimy którą z tych opłat. Wbrew pozorom to czy przysługuje nam zwrot, nie ma tu zbyt wiele do rzeczy, chyba że firma przyjęła konkretną politykę. Ważne jest to, co gwarantują nam konkretne koszty i dlaczego je ponosimy. Wiele osób przez niewiedzę traci swoje pieniądze.

Zaliczka – co to jest?

Zaliczka i zadatek za płatność - terminale płatnicze i narzędzia na stoleZaliczka to suma środków pieniężnych dawana przez nabywcę jako zapłata części należnego świadczenia. Zaliczka może stanowić nawet całość wartości określonej usługi lub towaru. Definicja ta wynika z orzeczenia Sądu Apelacyjnego z dnia 19. maja 2016 roku.

Kiedy opłaca się wpłacić zaliczkę?

Zaliczka nie wnosi żadnych skutków prawnych i podobnie jak zadatek, nie zawiera w sobie pewnej funkcji zabezpieczającej. Gdy umowa nie dojdzie do skutku, zaliczka staje się, zgodnie z art. 394 kodeksu cywilnego świadczeniem nienależnym. Oznacza to, że gdy umowa nie zostanie zrealizowana nawet z przyczyny wpłacającego, otrzymuje on jej zwrot w całości. Nie ma tu zastosowania art. 394 kodeksu cywilnego o dwukrotności kwoty zwrotu jak w przypadku zadatku.

Zadatek – przedpłata zazwyczaj nie podlegająca zwrotowi

Zadatek, jak sama nazwa wskazuje, to świadczenie w postaci rzeczowej lub pieniężnej, przekazywane drugiej stronie podczas zawierania mowy, zwykle przedwstępnej. Zgodnie z art. 391 paragraf 1 kodeksu cywilnego, zadatek daje jedna ze stron umowy drugiej, ale jego skutki prawne dotyczą obu stron.

Gdy nie ma dodatkowych zastrzeżeń, zadatek ma takie znaczenie, że w przypadku niewykonania umowy przez jedną ze stron, druga ze stron umowy może od umowy odstąpić zachowując otrzymany zadatek lub jego podwójną wartość, jeżeli była dawcą zadatku.

Jak widzimy, zadatek jest pewnego rodzaju sankcją, w przypadku, gdyby jedna ze stron nie wywiązała się z umowy. W praktyce zadatek jest często żądany przy podpisywaniu np. umowy przedwstępnej sprzedaży mieszkania. Oczywiście, zgodnie z zasadą swobody zawierania umów, strony umowy mogą ustalić dowolnie, niezależnie od kodeksu cywilnego, kwestie związane z zadatkiem.

Trzeba tu dodać, że samo wpisanie do umowy faktu, że zadatek zostanie dany, nie jest wystarczające dla faktu zaistnienia zadatku, musi on być praktycznie przekazany drugiej stronie umowy.

Wysokość zadatku

Przepisy wyraźnie nie określają, w jakiej wysokości ma być zapłacony zadatek, strony umowy mają prawo ustalić jego sumę dowolnie. Kwota zadatku może być znaczna, jednak nie może przewyższać wartości umowy. Jeżeli kwota zadatku równa jest wartości umowy, wtedy nie jest to zadatek, lecz zapłata zobowiązania.

Wonga banner - 750

Zadatek vs zaliczka – co lepsze?

Zaliczka realizacji przyszłej umowy nie zabezpiecza. Wydaje się, że zadatek stanowi bezpieczniejszą formę dla wykonawcy umowy. W umowie z przedsiębiorcą należy wyraźnie ustalić, czy dokonujemy wpłaty zadatku, czy zaliczki i jaki jest to procent całej należności.

W przypadku rezygnacji z umowy przez zlecającego, wykonawca ma prawo zatrzymać zadatek w całości. Natomiast w przypadku rezygnacji wykonawcy, zwraca on zadatek w podwójnej wysokości. Umowa może także przewidywać okoliczności nadzwyczajne, za które żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności. Wtedy zarówno zadatek jak i zaliczka są zwracane konsumentowi w całości.

Gdy umowa zostanie zrealizowana, zadatek jest zaliczany na poczet świadczenia strony, która go dała.

Przeczytaj też: Niższa marża czy brak prowizji kredytu hipotecznego? Co lepiej wybrać?

Różnice pomiędzy zadatkiem a zaliczką?

W prawie cywilnym jako forma płatności występuje zarówno zadatek jak i zaliczka. Zaliczka jest formą bardziej nieformalną, tzn. nie jest dokładnie uregulowana w przepisach. Zadatek jest prawnie uregulowany w kodeksie cywilnym. Skutki wręczenia zadatku lub zaliczki mogą być diametralnie różne, szczególnie w przypadku niewykonania umowy przez którąś ze stron.

Skutki niewykonania umów

Kiedy umowa jest zrealizowana prawidłowo i w terminie, różnica między zaliczką a zadatkiem prawie nie istnieje. Różnice pojawiają się, gdy usługa nie zostanie wykonana. Przy zawieraniu umowy należy wyraźnie wskazać, czy przekazane środki są zadatkiem, czy zaliczką.

UOKiK nie kwestionuje prawa przedsiębiorcy do żądania zadatku i ewentualnego jego zatrzymania, gdy klient wycofuje się z umowy, zastrzegając przy tym, że wysokość zadatku nie może być równa całemu wynagrodzeniu przedsiębiorcy.

Zaliczka a zadatek – ostateczna “zwrotność” zależna od umowy

To nie do końca tak, że zaliczkę możemy odzyskać, a zadatek nigdy. W tej kwestii wszystko zależy od umowy. Przyjęło się faktycznie, że zadatek jest bezzwrotny, co wynika z celu, w jakim się do uiszcza, ale czasami zleceniobiorcy idą klientom na rękę albo błędnie używają tego określenia. Czasami celowo posługują się nim, kiedy w umowie wyraźnie jest mowa o zaliczce i do tego w pełni zwrotnej.

Zaliczka też nie zawsze może zostać przez nas odzyskana. Dlatego, zanim zdecydujemy się coś wpłacić, lepiej dokładne przeczytajmy umowę. W przeciwnym razie może się okazać, że zostaliśmy wprowadzeni w błąd.

Zaliczka – tylko część zapłaty, nie zawsze zwrotna

Zaliczkę wpłaca się przeważnie po to, żeby zleceniobiorca mógł ponieść pierwsze koszty realizacji swojego zadania. Jest to część umówionego wynagrodzenia, która może być zwrotna, ale niekoniecznie zawsze taka jest. W zależności od polityki firmy, z którą współpracujemy, sprawa może wyglądać inaczej.

Czasami zwrot przysługuje nam, jeśli zaliczka nie została jeszcze wykorzystana albo kiedy to usługodawca rezygnuje z wykonania swojego zadania. Czasami dostaniemy ją zawsze, ale jest to raczej rzadka taktyka, bo naraża firmę na spore straty. Zaliczka jest wypłacana po to, żeby firma mogła zacząć swoją pracę.

Zadatek – gwarancja wykonania usługi

Zadatek ma zupełnie inną funkcję niż zaliczka. Choć wykonanie pracy może być z niego finansowane, to przeważnie jest bezzwrotny. Jest to bowiem forma zabezpieczenia dla zleceniobiorcy. Kiedy wpłacamy go danej firmie, zobowiązujemy się do skorzystania z usług danej firmy. Po takim wyjaśnieniu oczywiste już jest, dlaczego się go nie zwraca.

Ta suma, często niemała, ma zapewnić danej firmie przychód, a klient ma mieć jak najmniej powodów, żeby zrezygnować z usługi i zerwać umowę. Kiedy płacimy zadatek, bardzo często dochodzi jeszcze dodatkowa kara, jeśli zdecydujemy się przejść jednak do konkurencji.

Przeczytaj też: Zawieszenie działalności gospodarczej online 2021 – wniosek, obowiązki i przepisy

Jak rozliczyć zadatek w firmie?

Zarówno zaliczka jak i zadatek są rozliczane w PIT. Zatrzymany zadatek wpływa na rozliczenie podatku VAT, pełniąc funkcję surogatu odszkodowania za niewykonanie umowy i podlega opodatkowaniu, jeśli uzyskany jest w ramach umowy zobowiązaniowej i jedna ze stron jest bezpośrednim beneficjentem.

Momentem powstania przychodu podlegającego opodatkowaniu PIT jest dzień wykonania usługi lub sprzedaży towaru, nieprzekraczający terminu wystawienia faktury lub otrzymania należności. Wynika z tego, że przychód u sprzedającego nie powstanie w dniu otrzymania zadatku czy zaliczki lecz później. Podobnie nabywca towaru w tym momencie także nie może wykazać kosztu zaliczki czy zadatku.

Podatek VAT od zaliczek i zadatków

Obowiązek podatkowy VAT powstaje zgodnie z art. 19a ustawy o VAT, w szczególności dla: przedpłat, zaliczek, zadatków, rat, wkładów budowlanych przed ustanowieniem spółdzielczego prawa do lokalu mieszkalnego lub nieruchomości o innym przeznaczeniu z chwilą ich otrzymania.

Przeczytaj też: Poduszka finansowa – dlaczego warto posiadać rezerwę i jak ją stworzyć?

Od 1. stycznia 2021 – przedsiębiorca jako konsument

Zmiany kodeksu cywilnego, które weszły w życie 1. stycznia 2021 roku nowelizują ustawę o prawach konsumenta przyznając przedsiębiorcom prawa konsumentów w relacjach z innymi przedsiębiorcami (wspominaliśmy o tym na początku roku w artykule Zmiany w przepisach w 2021 roku – ruchu drogowego, budowlanych, dla firm, pracowników i podwyżki).

Oznacza to, że każda osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą wpisaną do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), w pewnych sytuacjach jest obejmowana ochroną przewidzianą dla konsumentów. Ochrona taka dotyczy każdej umowy bezpośrednio związanej z działalnością gospodarczą przedsiębiorcy, jeżeli dla tego przedsiębiorcy nie ma ona charakteru zawodowego.

Nowe przepisy od nowego roku dają następujące dodatkowe prawa:

  • prawo do rękojmi za wady,
  • prawo do ochrony przed tzw. niedozwolonymi postanowieniami umownymi,
  • prawo do odstąpienia od umowy zawartej zdalnie w ciągu 14 dni bez podawania przyczyny i bez dodatkowych kosztów.