Workflow, zwany również przepływem pracy, to sekwencja kroków mających na celu wykonanie zadania w sposób produktywny i efektywny. Jego głównym celem jest standaryzacja procedur i uproszczenie zadań, aby osiągnąć lepszą organizację, większą produktywność i sprawność, zawsze stawiając na pierwszym miejscu jakość wyników.

Workflow – na czym polega zarządzanie przepływem pracy?

Zarządzanie przepływem pracy to definiowanie, organizowanie i kontrolowanie sekwencji zadań, które prowadzą do osiągnięcia określonego rezultatu w ramach organizacji. Innymi słowy, jest to tworzenie i kontrola kroków niezbędnych do wykonania danego zadania, identyfikacja punktów do poprawy oraz eliminacja zadań, które nie dodają wartości do wyniku, jak również wąskich gardeł.

Przeczytaj też: Szablony Google docs – galeria 24 arkuszy i prezentacji ułatwiających pracę i życie

Dlaczego zarządzanie przepływem pracy jest ważne?

Zdjęcie do CV - pozujący pracownik korporacjiZarządzanie przepływem pracy jest ważne z trzech głównych powodów:

  1. Usprawnia komunikację między współpracownikami pracującymi nad wspólnymi zadaniami, sprzyjając organizacji, podziałowi czynności i ogólnej wydajności zadania.
  2. Zapewnia większą widoczność przepływu pracy, przyczyniając się do identyfikacji i rozwiązywania problemów, zawsze stawiając na pierwszym miejscu jakość wyników.
  3. Zwiększa produktywność, ponieważ pomaga zredukować wąskie gardła i stale pracuje nad optymalizacją każdego z etapów, aby zapewnić większą wydajność.

Przeczytaj też: Faktoring dla transportu – ranking 2022 – finansowanie faktur w branży TSL

Jakie są elementy składowe przepływu pracy?

Istnieją cztery podstawowe komponenty przepływu pracy:

  • Kierownicy – są to osoby odpowiedzialne za realizację konkretnych zadań w ramach przepływu pracy. Każdy krok, grupa kroków lub cały przepływ musi posiadać osobę oddelegowaną do jego wykonania. W tym miejscu należy zwrócić uwagę na znaczenie poziomu automatyzacji przepływu pracy. Im bardziej jest on zautomatyzowany, tym mniejsze jest zaangażowanie odpowiedzialnej osoby (osób).
  • Zasoby – materiał potrzebny do wykonania zadania. Może to być oprogramowanie, dokumenty, informacje lub jakikolwiek inny element niezbędny do uzyskania pożądanego rezultatu.
  • Predefiniowane kroki – zestaw czynności, które muszą być wykonane w celu ukończenia zadania. Kroki te mogą być ręczne lub zautomatyzowane i muszą być jasno zdefiniowane, aby uzyskać wysokiej jakości rezultat, w sposób wydajny i zwinny oraz przy użyciu jak najmniejszej ilości zasobów.
  • Warunki – to reguły, które są określane dla przepływu pracy. Jest to schemat, w którym zdefiniowany jest następny krok dla danego przepływu. Warunki te są wykorzystywane w przepływach pracy, w których istnieją kroki wymagające zatwierdzenia lub, w których niektóre kroki mogą zostać pominięte.

Wonga banner - 750

Przeczytaj też: Syndrom oszusta w pracy – czym jest i jak sobie z nim radzić?

Jakie są rodzaje przepływów pracy?

Istnieją trzy podstawowe typy przepływów pracy:

  • Sekwencyjny przepływ pracy – dotyczy to przepływów pracy, w których kolejne kroki zależą od zakończenia poprzedniego kroku, aby móc kontynuować. Są to przepływy pracy oparte na regułach warunkowych. Jeśli to zostanie zrobione, to stanie się tamto. Na przykład w procesie zakupu istnieje sekwencyjny przepływ pracy, ponieważ aby móc kontynuować, należy najpierw poczekać na potwierdzenie płatności.
  • Przepływ pracy sterowany zdarzeniami – jest to przepływ pracy, który następuje od jednego zdarzenia do drugiego. Jest on nieco bardziej złożony niż sekwencyjny przepływ pracy, ponieważ może posiadać punkty powrotu do poprzednich kroków. Nie musi mieć określonej kolejności wykonywania, najważniejsze jest to, że wydarzenia się dzieją. Ten rodzaj przepływu pracy jest na przykład szeroko stosowany w procesach żądania dodatkowych informacji od klientów.
  • Przepływ pracy oparty na regułach – w tym typie przepływu pracy reguły decydują o jego przebiegu. Wykorzystuje on warunki do określania kolejnych kroków i jest oparty na sekwencyjnym przepływie pracy. Ten typ jest często stosowany w projektach z jasnymi celami, ale z szerokim zakresem zasad lub specyfikacji.

Przeczytaj też: Pożyczka bez udokumentowanych dochodów – dla bezrobotnych bez zarobków

Jaka jest różnica między zarządzaniem przepływem pracy a zarządzaniem projektami?

Z jednej strony, zarządzanie projektami zajmuje się koordynacją pojedynczych wydarzeń, tak aby mogły być one realizowane z maksymalną wydajnością. Z drugiej strony, workflow, czyli zarządzanie przepływem pracy nie jest ograniczone do pojedynczego zdarzenia, ale do różnych zadań w firmie niezależnie.

Podczas gdy projekt jest pojedynczym zdarzeniem, proces jest zbiorem kroków, które są powtarzane w celu osiągnięcia tego samego rezultatu kilka razy, a zarządzanie przepływem pracy jest odpowiedzialne za optymalizację tych sekwencji zadań.

Przeczytaj też: Praca głęboka – czym jest? Tryb skupienia i przepływu – metody

3 najlepsze praktyki w zarządzaniu przepływem pracy

Wśród najlepszych praktyk w zarządzaniu workflowem w zespole firmowym należy wymienić:

  1. Dobrze zdefiniowane i udokumentowane przepływy pracy – dobre zarządzanie przepływem pracy wymaga, aby wszystkie przepływy pracy były jasno zdefiniowane i udokumentowane. Zwiększy to ich widoczność, a cała firma będzie miała do nich dostęp w razie jakichkolwiek pytań.
  2. Przepływy pracy zoptymalizowane według priorytetów – w organizacji istnieje tak wiele przepływów pracy, że rozpoczynając zarządzanie nimi, nie zawsze wiadomo, od czego zacząć. W takim przypadku należy rozpocząć optymalizację od tych zadań, które mają kluczowe znaczenie dla funkcjonowania firmy. Procesy zorientowane na klienta, takie jak sprzedaż, lub procesy związane z zasobami ludzkimi, takie jak rekrutacja nowych talentów, są dobrymi przykładami, które należy traktować priorytetowo.
  3. Częste monitorowanie i optymalizacja – po wprowadzeniu zarządzania przepływem pracy ważne jest, aby stale monitorować przepływy i w razie potrzeby dokonywać optymalizacji. Im bardziej zorganizowane i kontrolowane są procesy, tym łatwiej będzie dokonać tego usprawnienia.
pozyczkaplus.pl 750x200 banner -konkurs na święta - sprzęty Apple do wygrania

Przeczytaj też: Jak przeprowadzić spotkanie z pracownikami? Ekstrawertycy i introwertycy na zebraniu firmowym

3.5/5 - (2 votes)