Umowa najmu lokalu użytkowego – darmowy wzór PDF i Word 2023

Prawie każdy przedsiębiorca staje przechodzi przez etap, na którym musi zdecydować gdzie i jaki wynajmie lokal użytkowy. Pomijając tych, którzy działają całkowicie online i zdalnie (opcja modna zwłaszcza od roku 2020), każdy potrzebuje biura lub punktu obsługi klientów. Jaką wtedy zastosować umowę i przepisy? Co powinna zawierać ich treść? Odpowiadamy na powyższe pytania, a w dalszej części prezentujemy kompletny i edytowalny wzór w formatach PDF i DOC. Zawiera on zapisy, które chronią interesy zarówno wynajmującego jak i najemcy.

Umowa najmu w roku 2023 – właściwość przepisów

Świeżo upieczeni właściciele nieruchomości komercyjnych zastanawiają się, jakie przepisy zastosować przygotowując umowę na wynajem swojego lokalu. Zatem najczęściej przeszukują Internet w poszukiwaniu gotowych rozwiązań i wzorów. Dobrą praktyką jest też skorzystanie z usług prawnika. Zwłaszcza, gdy zależy Państwu na wprowadzeniu specyficznych zmian w treści tekstu.

Dla lokali usługowych zastosowanie mają przepisy kodeksu cywilnego. Powstaje jednak pytanie, z których z nich dokładnie skorzystać. W liczącym ponad 1000 artykułów akcie prawnym mamy do czynienia z:

• ogólnymi przepisami o umowie najmu, jak i
• przepisami o umowie najmu lokalu.

Co do zasady powinno się stosować normy wynikające z obu grup przepisów. Wynika to z:

Art.680. Do najmu lokalu stosuje się przepisy rozdziału poprzedzającego, z zachowaniem przepisów poniższych.

[rozdziałem poprzedzającym jest właśnie Najem – przepisy ogólne – art. 659 – 679]

Co więcej, powyższe przepisy nie odróżniają lokalu usługowego od mieszkania, więc mają zastosowanie do obu celów. Ale spokojnie, przeznaczenie lokalu określą Państwo w swojej umowie.

Forma umowy

Umowę najmu lokalu użytkowego najlepiej zawrzeć w formie pisemnej (choć dozwolona jest i forma ustna). Jednakże art. 660 kodeksu cywilnego precyzuje:

Art.660. Umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nieoznaczony.

Można skorzystać także z pomocy notariusza, jednakże nie jest on tak pomocny jak w przypadku umowy najmu okazjonalnego mieszkania. W przypadku wynajmowania powierzchni użytkowej innemu przedsiębiorcy, nie istnieje ryzyko, że dana osoba w danym lokalu urządzi sobie mieszkanie i obejmie je prawo ochrony lokatorów.

Jeżeli są Państwo przyszłym najemcą, może Państwa jednak zainteresować forma umowy notarialnej z datą pewną. Planując prowadzenie działalności w jednym miejscu przez X lat, będą Państwo chronieni w przypadku, gdy obecny wynajmujący sprzeda użytkowany przez Państwa lokal. Nowy właściciel nie będzie mógł wypowiedzieć tej umowy.

Umowa najmu lokalu usługowego, biurowego, gastronomicznego – PDF i DOC

Wzór umowy w PDF – nieedytowalny.pdf

Wzór umowy w DOC – edytowalny.docx

Wzór umowy jest przydatny? Udostępnij – będziemy Ci wdzięczni:

Umowa najmu lokalu użytkowego – co powinna zawierać?

Sama umowa powinna zawierać szereg podstawowych przepisów i oznaczeń, a konkretnie:

1. Oznaczenie stron – dane osobowe przedsiębiorców, adres zamieszkania, serię i numer dowodów osobistych lub dane spółki. Zwróćcie Państwo uwagę na to, by prawidłowo oznaczyć siebie i kontrahenta. Informacje, które są potrzebne zależą od formy prowadzenia działalności. W przypadku JDG-ów podaje się dane osobowe, jak w przypadku osoby fizycznej, oznaczenie firmy oraz adres NIP, REGON. W przypadku spółek nie można zapomnieć o numerze KRS i sądu, który ją zarejestrował. Prawidłowe oznaczenie stron będzie miało znaczenie w przypadku wstąpienia na drogę sądową. Warto zaznaczyć na początku, że w dalszej części kontraktu dwa podmioty będą oznaczane jako „Strony”.
2. Datę i miejsce podpisania.
3. Oświadczenie Wynajmującego o byciu właścicielem lokalu.
4. Wskazanie przedmiotu umowy lub inaczej celu – wskazanie adresu, powierzchni wynajmowanej przestrzeni na lokal usługowy, magazyn lub biuro.
5. Określenie czasu wynajmu – czas nieoznaczony lub oznaczony – to bardzo ważny punkt w odniesieniu do umów najmu wszelkich nieruchomości. Jak wiedzą Państwo z lektury wcześniejszej części tekstu, np. brak zachowania formy pisemnej dla umowy powyżej 12 miesięcy sprawia, że sąd uzna umowę za zawartą na czas nieoznaczony (nieokreślony). Inny artykuł określa, że umowa zawarta na min. 10 lat też jest za taką uznawana. Z kolei od czasu – oznaczonego lub nie – zależą terminy wypowiedzenia umowy.
6. Wysokość kaucji, opłat eksploatacyjnych, czynszu oraz częstotliwości jego uiszczania – ważne, by szczegółowo określić zasady dotyczące opłat eksploatacyjnych i tego, co wchodzi w ich skład – co z wodą, gazem, prądem, wywozem śmieci.
7. Opis stanu technicznego pomieszczeń – warto szczegółowo opisać stan techniczny lokalu, zawartość wyposażenia, informacje techniczne dotyczące przyłączy. Praktykuje się też dołączenie dokumentacji fotograficznej jako załącznik do kontraktu. Prawnicy mówią, że odbiór załatwia wszystko, jednakże warto wszystko sprawdzić już na początku, by nie musieć powoływać się na przepisy – wynajmujący w przypadku szkód wyrządzonych przez najemcę oraz ten drugi w przypadku braków w wyposażeniu lokalu, który ma służyć do prowadzenia przez niego jego nowej działalności gospodarczej.
8. Wskazanie procedury wprowadzania zmian w lokalu.
9. Informacje kontaktowe każdej ze stron – numery telefonu, adresy do doręczeń – fizyczne i w ramach poczty elektronicznej.
10. Określenie formy wprowadzania zmian w treści – jest to jeden z obowiązkowych przepisów końcowych, który określa na jakiej zasadzie można dokonywać zmian w kontrakcie za obopólną zgodą. Zazwyczaj umieszcza się sformułowanie, które brzmi następująco: „Zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności”. Znajdą je Państwo także w naszej wersji umowy.
11. Odniesienie do przepisów kodeksu cywilnego – zapis ten dotyczy aspektów, które nie zostały poruszone w treści umowy. Warto dokładnie zapoznać się z przepisami kodeksu cywilnego od art. 659 do 692, by żadne działanie kontrahenta w przyszłości nie wywołało u Państwa zdziwienia i by mieć odpowiednią wiedzę, czego wymagać.
12. Oznaczenie właściwości sądu – nie jest to zapis do końca obowiązkowy, ale znajduje się w każdym profesjonalnym wzorze. Wynajmujący może zastrzec, że w razie ewentualnego sporu, sprawę będzie rozstrzygał sąd właściwy dla siedziby jego działalności lub adresu zamieszkania.  I oczywiście vice versa. Choć to zazwyczaj wynajmujący proponuje treść umowy, można spróbować negocjować.
    Właściwość sądu będzie miała znaczenie w sytuacji, gdy lokal wynajmują Państwu firmie posiadającej siedzibę w innej części kraju. Adres wprowadzony przez kontrahenta w umowie powinien włączyć w Państwa głowie lampkę alarmową, by od razu sprawdzić właściwość sądu na końcu treści.
13. Ilość egzemplarzy umowy – standardowo przygotowuje się po 1 kopii dla każdej ze stron.
14. Podpisy stron – jest to ostatni, ale najważniejszy poza oznaczeniem przedmiotu umowy i stron fragment. Dopiero złożenie podpisu przez najemcę i wynajmującego sprawia, że umowa pisemna zyskuje ważność. Jej pełne wejście w życie może oczywiście zależeć jeszcze od spełnienia jakiegoś obowiązku jak np. wpłaty kaucji i przekazania kluczy.

Obowiązki wynajmującego w świetle przepisów kodeksu

Na wynajmującym nieruchomość taką jak biuro, magazyn czy lokal usługowy ciążą następujące obowiązki:

• udostępnienie lokalu „w stanie przydatnym do użytku i utrzymywać ją w takim stanie przez czas trwania najmu”,
• wykonywanie napraw „bez których rzecz [lokal] nie jest przydatna do umówionego użytku” – najemca ma w tej sytuacji prawo wyznaczyć wynajmującemu termin na usunięcie usterek – np. awaria dachu lub zawalenie się konstrukcji,
• usunięcie wad, które uniemożliwiają użytkowanie lokalu lub stosowne obniżenie czynszu.

Obowiązki najemcy

Podstawowymi obowiązkami najemcy są:

• uiszczanie czynszu co miesiąc lub z inną oznaczoną w kontrakcie częstotliwością,
• użytkowanie lokalu zgodnie z przeznaczeniem i niepodnajmowanie w sposób płatny żadnych pomieszczeń – o ile umowa nie przewiduje takiej możliwości – kodeks cywilny zakazuje podnajmowania bez wiedzy i zgody właściciela – na mocy art. 668 jest możliwe tylko podnajmowanie bezpłatne, chyba, że zakazuje tego umowa,
• finansowanie „drobnych nakładów połączonych ze zwykłym używaniem” lokalu – art. 662 § 1 i art. 681,
• zawiadomienie wynajmującego, gdy osoba trzecia dochodzi przeciw najemcy roszczeń dotyczących lokalu – art. 665,
• zwrot lokalu w stanie niepogorszonym lub przywrócenie go do stanu pierwotnego w przypadku wprowadzenia ulepszeń/zmian.

Wszelkie inne i dodatkowe obowiązki i uprawnienia zależą już od inwencji i woli stron. Z drugiej strony wszystkie te przepisy mają li tylko charakter dyspozytywny – co oznacza, że strony i tak mogą się umówić inaczej. Jeżeli tego nie zrobią, decydują normy z kodeksu.

Wypowiedzenie umowy najmu – kiedy można je złożyć?

Strony mogą dowolnie formułować zapisy dotyczące formy i warunków wypowiedzenia umowy najmu lokalu usługowego. Poza tym zastosowanie mają jeszcze zasady wypowiedzenia wynikające z kodeksu cywilnego. Mowa tutaj o 4 przypadkach wypowiedzenia:

• przez najemcę bez zachowania terminów wypowiedzenia – gdy pomimo wyznaczenia wynajmującemu terminu na usunięcie wad powstałych po wydaniu lokalu (o których najemca nie wiedział), ten drugi nie usunie ich lub gdy nie da się ich usunąć – art. 664 § 2 kk,
• przez najemcę bez zachowania terminów wypowiedzenia – gdy wady lokalu zagrażają życiu lub zdrowiu jego lub jego pracowników, nawet jeżeli wiedział on o ich istnieniu przed wydaniem lokalu,
• przez wynajmującego bez zachowania terminów wypowiedzenia, gdy najemca rażąco i uporczywie wykracza przeciwko porządkowi i jego zachowania są uciążliwe dla innych użytkowników budynku – art. 685,
• przez wynajmującego bez zachowania terminów wypowiedzenia, gdy najemca zalega z zapłatą czynszu przez 2 pełne okresy płatności – art. 687,
• przez nowego wynajmującego, który przejął nieruchomość z zachowaniem terminów ustawowych – chyba, że podpisana wcześniej została umowa notarialna z datą pewną – art. 678.

Szukasz odpowiedniej firmy finansowania dla swojej firmy? Pomyśl nad którąś z poniższych opcji:

• Faktoring online – pełny i niepełny- finansowanie faktur,
• Mikrofaktoring – wsparcie dla mikro- i małych przedsiębiorstw,
• Kredyty dla firm – ranking ofert,
• Kredyt hipoteczny online – ranking.