Martwisz się tym, że masz poprowadzić duże spotkanie w pracy? Nie Ty jeden masz przed tym obawy. Zebrania bywają nudne i nieefektywne, zwłaszcza gdy bierze w nich udział wiele osób. Są również poniekąd obiciem Twojego stylu zarządzania. Dlatego ważne jest byś poprowadził je tak, by pomogły Ci uzyskać zamierzone rezultaty, zamiast przeszkadzać zespołowi w osiągnięciu zamierzonych celów.

Jak przeprowadzić efektywne spotkanie z zespołem?

Menadżerowie często popadają w jedną z dwóch skrajności, jeśli chodzi o organizowanie spotkań. Są tacy, którzy zwołują zbędne i nieskupione na określonym celu zebrania. Nie wnoszą one nic wartościowego do pracy zespołu, poza tym, że zapychają im kalendarze. Są też tacy liderzy, którzy mimo dobrych intencji źle zabierają się do organizacji spotkań. Sami się na nie spóźniają lub przeciągają je w nieskończoność.

pracodawczyni krzyczaca na podwładnych zwolnienieSprawę pogarsza też fakt, że zespół często nie wie do końca jakie kwestie będą poruszane na zebraniu, więc nie może się do niego odpowiednio przygotować. Zła organizacja sprawia, że spotkania nikomu nie służą, a wręcz utrudniają skupienie uwagi na tym, co naprawdę istotne. Dlatego ważne jest, abyś nauczył się prowadzić efektywne zebrania. Poniżej przedstawiamy kilka rad jak to zrobić.

Trzymanie się planu podstawą – zasady efektywnego spotkania

Przeprowadzenie spotkania tak, by wszyscy na nim skorzystali wymaga przemyślanej strategii i przygotowania. Zastanów się jaki ma być cel zebrania i co chcesz dzięki niemu osiągnąć. Skup się na trzech istotnych kwestiach. Są nimi:

  • komunikacja – zebrania zwołuje się po to, by wszyscy mogli opowiedzieć o tym, nad czym obecnie pracują i usłyszeć na czym skupiają się inni. To czas zdania raportów z projektów, planowania kolejnych kroków, ustalania ram czasowych za wykonanie danego zadania i wyznaczanie nowych celów. Na efektywnym spotkaniu nie może też zabraknąć czasu na omówienie ewentualnych problemów i wspólne zastanowienie się nad ich rozwiązaniem. Każdy powinien mieć prawo do zabrania głosu i wyrażenie swojej opinii.
  • odpowiedzialność – zebrania to czas sprawdzenia postępów w pracy i tego, czy wszyscy trzymają się ustalonych terminów. Wszyscy zdają raport z tego, czy wywiązują się ze swoich obowiązków. Jest to również czas na zidentyfikowanie i planowanie pokonania ewentualnych przeszkód.
  • szersza perspektywa – zebrania to świetna okazja do bycia proaktywnym i spojrzenie w przyszłość. Możemy, a nawet powinniśmy, podczas takiego spotkania zastanowić się jakie wyzwania czekają nas na dalszych etapach pracy i wspólnie zastanowić się jak im sprostać. Wielu menadżerów pomija ten etat i skupia się na omówieniu tylko tego, co musi być zrobione w najbliższych czasie. Wielka szkoda, ponieważ w biznesie ważna jest szersza perspektywa i wspólne budowanie strategii działania.

Twisto banner 750x200px z brunetką- 45 dni na spłatę

Przeczytaj też: Cichy faktoring online – tajny, ukryty – co to jest?

Umiejętność zarządzania różnymi osobowościami w sali konferencyjnej

Największą przeszkodą w przeprowadzeniu efektywnego zebrania są ludzie, którzy w nim uczestniczą. Komplikują sprawę, ponieważ mają różne charaktery i sposób myślenia. Wszystko to wpływa na dynamikę zebrania, a także może prowadzić do konfliktów. Najłatwiejszym sposobem zrozumienia i zarządzania zespołem jest podzielenie jego członków na dwie kategorie: ekstrawertyków i introwertyków.

Przeczytaj też: Leasing pracowniczy – czym jest? Wady i zalety, ustawa i wymagania dot. umowy

Ekstrawertycy i introwertycy na spotkaniu zespołu

Ekstrawertycy biorą czynny udział w spotkaniu i nie boją wyrażania własnych opinii. Na bieżąco komentują daną sytuację. Lubią aktywne rozwiązywanie problemów i urządzanie burzy mózgów. Są dobrzy w patrzeniu na sprawę z szerszej perspektywy i szukaniu rozwiązań w wypadku problemów.

Pobudzają innych do myślenia, choć często próbują narzucić innym swój punkt widzenia. To z kolei może prowadzić do konfliktów. Często mogą zdominować spotkanie i nie dopuszczać innych do głosu lub wchodzić innym w słowo.

Introwertycy z kolei są bardziej pasywni i wolą dokładnie przemyśleć każdą sprawę zanim zabiorą głos. Przychodzą na zebrania przygotowani. Wiedzą jakie kwestie chcą poruszyć, lecz raczej nie wychylają się ze swoimi pomysłami i czekają aż udzieli się im głosu.

Przeczytaj też: Analiza fundamentalna spółki – co to jest? Do czego służy i czym różni się od analizy technicznej?

Warto wziąć te dwa typy osobowości przy przeprowadzeniu zebrania, tak by było ono efektywne. Każdy powinien mieć szansę na przedstawienie swojego punktu widzenia, lecz pamiętaj, że ma być to konstruktywne spotkanie, a nie pogawędka przy kawie. Najważniejsza kwestia to:

  • wspólne wypracowanie strategii do osiągnięcia zamierzonego celu i
  • przydzielenie każdemu koniecznych zadań.
pozyczkaplus.pl 750x200 banner -konkurs na święta - sprzęty Apple do wygrania

Musisz pamiętać o łagodzeniu ewentualnych konfliktów, ale pamiętaj, że każdy ma prawo do własnej opinii. Warto wysłuchać wszystkie strony, gdyż to może prowadzić do nowych, kreatywnych rozwiązań.

4/5 - (2 votes)