Monitoring w miejscu pracy a prawo pracownika do prywatności i RODO

W polskim Kodeksie Pracy znaleźć można przepisy regulujące kwestię monitoringu w miejscu pracy. Gdyby tak poszukać, to spokojnie można by znaleźć co najmniej kilka osób, pracowników różnych firm i zakładów, którzy uważają, że nagrywanie ich podczas wykonywania służbowych czynności narusza ich dobra osobiste. Czy tak na pewno jest?

Poniższy tekst jest częścią coponiedziałkowego cyklu #Praca i kariera, w ramach którego opisaliśmy już jak napisać CV bez doświadczenia, czym jest rozmowa kwalifikacyjna i rozmowa kwalifikacyjna online, umieściliśmy wzór listu motywacyjnego oraz wiele innych porad. Zachęcamy do lektury!

Monitoring w miejscu pracy – co mówi kodeks pracy?

Artykuł 22. w punkcie drugim, w paragrafie pierwszym kodeksu pracy jasno określa, iż zakładanie monitoringu w miejscu pracy ma zapewnić:

• bezpieczeństwo pracowników,
• ochronę mienia,
• kontrolę produkcji,
• zachowanie w tajemnicy poufnych informacji, których ujawnienie mogłoby wiązać się z narażeniem pracodawcy na szkodę.

W tym samym przepisie, w dalszej jego części, czytamy, że pracodawca poprzez rejestrację obrazu, czyli sporny dla niektórych monitoring, może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem samego zakładu pracy, jak również terenu wokół niego.

Gdzie pracodawca nie może nagrywać pracowników? Wyjątki za zgodą

Nie jest tak, że kamery monitoringu mogą znajdować się w dowolnych pomieszczeniach, w których znajdują się pracownicy w czasie świadczenia pracy, czyli wykonywania służbowych obowiązków. Z monitoringu, zgodnie z Kodeksem Pracy, wyłączone są:

• pomieszczenia sanitarne (toalety),
• szatnie,
• stołówki,
• pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej.

Jednak warto pamiętać, że jeżeli kamera w tych pomieszczeniach jest niezbędna dla, chociażby, wspomnianego bezpieczeństwa pracowników, monitoring może zostać założony. Nie jest to mimo wszystko samowolne działanie pracodawcy i nigdy być nie powinno!

Zgodę na monitoring w miejscach wyłączonych z nadzoru, szczególnie, jeżeli chodzi o pomieszczenia sanitarne, musi wyrazić zakładowa organizacja związkowa. Na tym nie koniec, ponieważ rejestrowanie obrazu z pomieszczeń nie podlegających obserwacji nie może naruszać godności oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Jeżeli w danej firmie nie ma zakładowej organizacji związkowej, wówczas decyzję o ewentualnym monitorowaniu pomieszczeń wyłączonych z monitoringu, przede wszystkim sanitariatów, muszą wyrazić pracownicy wybrani przez pracodawcę i muszą to zrobić w trybie, który został przyjęty w danym zakładzie pracy.

Przeczytaj też: Odprawa przy zwolnieniu z pracy 2022 – kiedy się należy? Zwolnienie grupowe a indywidualne – lata pracy

Przechowywanie nagrań z monitoringu w biurze lub zakładzie pracy

Art. 22. ust. 2, pkt 3, nakazuje pracodawcy przetwarzanie pozyskanych nagrań wyłącznie do celów ustawowych, czyli wspomnianej wcześniej, np. ochrony mienia. Okres przechowywania nagrań z monitoringu nie powinien przekraczać okresu pełnych trzech miesięcy od dnia, w którym zarejestrowano nagranie. Po tym czasie, nagrania powinny zostać skasowane, usunięte, ale tu także jest wyjątek.

Jeżeli dane nagranie z monitoringu w zakładzie pracy lub z terenu wokół, zostanie uznane za dowód w postępowaniu cywilnym, karnym, prowadzonym przez policję, prokuraturę, sąd, na podstawie przepisów prawnych, termin trzech miesięcy podlega przedłużeniu do czasu zakończenia i to prawomocnego, danego postępowania. Przed jego formalnym, prawomocnym zakończeniem, nagranie stanowiące dowód, nie może zostać usunięte.

Przeczytaj też: Toksyczna atmosfera w pracy – 4 oznaki – wredny szef, niezgrany zespół, brak awansu, mobbing

Cel, zakres, sposób zastosowania monitoringu

Punkt 6. omawianego przepisu (art. 22 ust. 2 kp) nakazuje, by cele, zakres, a także sposób zastosowania monitoringu w miejscu pracy, pracodawca określił w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub stosownym obwieszczeniu. Obwieszczenie dotyczy pracodawców, którzy nie są objęci układem zbiorowym pracy lub nie są zobowiązani do ustalenia regulaminu pracy.

Tak czy inaczej, w zakładzie pracy musi znajdować się dokument, który jasno i klarownie wyjaśnia kwestię kamer rejestrujących obraz. Nowi pracownicy muszą się z nim zapoznać przed dopuszczeniem ich do pracy.

Przeczytaj też: Outsourcing pracowniczy – czym jest? Wady i zalety, ustawa i wymagania dot. umowy

Zakładanie monitoringu w już działającej firmie

Gdy pracodawca decyduje się na założenie monitoringu w działającej już od jakiegoś czasu firmie, o fakcie tym musi powiadomić pracowników nie później niż 14 dni przed planowanym uruchomieniem kamer. Ponadto, pomieszczenia oraz teren objęty monitoringiem musi być oznaczony.

Oznaczenie musi być widoczne i czytelne, np. za pomocą tabliczki informacyjnej. Oznaczenia powinny być wdrożone nie później niż jeden dzień przed planowanym uruchomieniem kamer.

Przeczytaj też: Pożyczka bez pracy – dla bezrobotnych bez zaświadczeń o zarobkach

Monitoring poczty elektronicznej pracowników

Wielu zatrudnionych w różnych firmach pracowników korzysta ze służbowego maila. Artykuł 22, ust. 3, pkt 1 dopuszcza „kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika„, czyli monitoring poczty elektronicznej. Kodeks Pracy wyraźnie podkreśla, że działanie to, podobnie jak w przypadku monitorowania zakładu pracy, winno być niezbędne.

Chodzi o zapewnienie takiej organizacji pracy, która umożliwi pełne wykorzystanie czasu pracy. Inną kwestią jest właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Jest to pole do ewentualnych nadużyć, dlatego monitoring poczty elektronicznej, w świetle obowiązującego prawa, powinien być ostatecznością. Nie może on naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr pracownika.

Przeczytaj też: Ocena wydajności pracownika – co to jest? 13 wydajnych modeli – wskaźniki i mierniki

Przepisy dotyczące monitoringu w miejscu pracy, stosuje się odpowiednio do realizacji określonych Ustawą celów, które nie powinny być inne niż te w niej zawarte. Każda forma monitoringu działań pracowników musi mieć prawne zastosowanie i musi stanowić konieczność do zrealizowania ustawowych celów.

Zachęcamy do lektury artykułu, który został opublikowany na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych ws. monitoringu w pracy: „Montujesz kamery w miejscu pracy. Sprawdź, o czym należy pamiętać”.