Koszty uzyskania przychodu 2023 – które wydatki przedsiębiorca może zaliczyć do KUP?

Właściwe zarządzanie kosztami firmy to jeden z kluczowych aspektów prowadzenia działalności gospodarczej. Jego częścią jest optymalizacja podatkowa będąca dla przedsiębiorcy szansą na legalne zapłacenie niższych podatków do Skarbu Państwa. Przepisy określają ogólne zasady uznawania wydatków za koszty firmowe, dając pewnego rodzaju swobodę na tym polu samym przedsiębiorcom. Ale które wydatki można zaliczyć do kosztów firmy? Spróbujmy to wyjaśnić.

Koszty uzyskania przychodów – definicja i znaczenie dla przedsiębiorcy

Na początku warto wyjaśnić, czym są koszty dla przedsiębiorcy, które przy miesięcznych rozliczeniach pomniejszają płacone do skarbówki podatki. Zgodnie z przepisami ustaw jest to wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia źródeł przychodów.

Podstawowe zasady zaliczania kosztów

W świetle przepisów podatkowych, istnieją konkretne wymogi, jakie muszą spełniać wydatki, aby można było je ująć w kosztach przedsiębiorstwa. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy.

Zasada przyczynowo-skutkowego powiązania kosztu z przychodem

Aby wydatek mógł być zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy między poniesionym kosztem a osiągniętym z tego tytułu przychodem. W praktyce oznacza to, że wydatek musi przyczynić się do generowania przychodu.

Jakie wydatki można ująć w kosztach firmy?

W każdej działalności gospodarczej, przedsiębiorca spotyka się z różnego rodzaju wydatkami. Jakie z nich można ująć jako koszty uzyskania przychodów? Podstawowe wymogi definiuje wspominany już art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z wymienionym artykułem, koszty uzyskania przychodów to wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Drugim warunkiem jest to, że koszt ten nie może zostać wymieniony w katalogu kosztów niestanowiących podatkowych kosztów uzyskania przychodu (art. 23 ustawy).

Typowe koszty podatkowe

Wśród typowych kosztów podatkowych można wyróżnić m.in.:

• zakup towarów handlowych oraz materiałów – koszty związane z zakupem towarów do sprzedaży oraz materiałów potrzebnych do świadczenia usług,
• wypłatę wynagrodzeń dla pracowników – koszty związane z wynagrodzeniem pracowników, zatrudnionych w firmie,
• opłaty bankowe – koszty związane z prowadzeniem firmowego rachunku bankowego,
• zakup paliwa do pojazdu firmowego – koszty związane z eksploatacją pojazdu służącego do prowadzenia działalności,
• zakup materiałów biurowych – koszty związane z zaopatrzeniem firmy w materiały biurowe niezbędne do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa.

Pamiętaj, że wyżej wymienione pozycje to tylko przykłady. W praktyce wydatki, które można zaliczyć do kosztów, są znacznie bardziej zróżnicowane i zależą od specyfiki działalności przedsiębiorstwa.

Wydatki niemające bezpośredniego efektu

Czasem wydatki mogą być poniesione jako starania przy zdobyciu nowych przychodów, które jednak nie przyniosły oczekiwanego skutku (np. podróż służbowa, która nie zakończyła się skutecznym podpisaniem nowej umowy). Ważne jest, by móc w razie kontroli skarbówki, skutecznie wytłumaczyć się z poniesionego wydatku. Dobrym sposobem jest opisanie na odwrocie faktury szczegółów odnośnie danego wydatku.

Indywidualna interpretacja podatkowa – zapewnienie legalności kosztów

Czasami możemy nie być pewni, czy nasz koszt to faktycznie koszt, który możemy legalnie umieścić w naszej KPiR (księdze przychodów i rozchodów). Jest na to dość prosty sposób. Mowa tutaj o indywidualnej interpretacji przepisów, którą możemy uzyskać po dokonaniu zapytania do skarbówki, czy poniesiony wydatek może być uznany jako koszt uzyskania przychodu.

Jest to swego rodzaju gwarancja także przy kontroli, w której ktoś stwierdzi wątpliwości co do takiego wydatku. Taka uzyskana wcześniej interpretacja rozwieje te wątpliwości na korzyść przedsiębiorcy (kontroler nie będzie mógł jej nie uznać).

Przeczytaj też: Czym jest faktoring odwrotny, zwany inaczej odwróconym? Przykłady i oferty

Typowe koszty przedsiębiorcy – przykładowe wydatki zaliczane do kosztów

Do listy innych typowych wydatków firm poza kosztami pracowniczymi w Polsce możemy zaliczyć:

• koszty wynajmu biura czy lokalu użytkowego wraz ze wszystkimirachunkami za media,
• w przypadku pracy w domu, możemy w koszty wrzucić część czynszu oraz rachunków za wodę czy prąd, w takim procencie, w jakim część mieszkania jest przeznaczona pod działalność gospodarczą,
• rachunki za telefon czy Internet,
• programy komputerowe, z których korzystamy,
• sprzęt i materiały biurowe (papier, zszywki, długopisy, lampkę, zszywacz),
• meble biurowe.

Więcej kosztów – dodatkowe przykłady wydatków:

• wydatki na auto służbowe (paliwo, części i naprawy, płyny eksploatacyjne), a w przypadku auta prywatnego użytkowanego służbowo odliczymy koszty tylko w 20%,
• ubezpieczenie OC/AC auta,
• ubezpieczenia majątku firmy,
• narzędzia i ubrania robocze,
• sprzęt komputerowy, zakup smartfona, drukarki, monitory, TV,

Co jeszcze? Różne koszty w działalności:

• usługi serwisowe sprzętu wykorzystywanego w działalności,
• towary czy materiały lub surowce, z których wytwarzamy produkty,
• karmę dla psa, gdy ten jest wykorzystywany jako stróż obiektu lub np. jest to pies szkoleniowy,
• koszty ochrony, monitoringu w miejscu pracy,
• miesięczny bilet na komunikację miejską (o ile dojeżdżamy na nim wyłącznie do pracy).

Przeczytaj też: Jak zwiększyć sprzedaż w firmie? Sposoby na wyższe przychody

Przykłady kosztów transportowych i eksploatacyjnych

Poniżej znajdują się przykładowe koszty związane z transportem i eksploatacją sprzętów oraz maszyn firmowych:

• rower czy motocykl (który służy nam do dojazdów do pracy),
• okulary (ale tylko dla naszego pracownika, jako pracodawca będzie to ochrona naszego zdrowia, która nie podlega pod koszty uzyskania przychodów),
• materiały eksploatacyjne do urządzeń,
• koszty remontu i materiałów budowlanych,
• obsługa cateringowa (ale nie usługa gastronomiczna),
• odsetki od kredytów,
• koszty leasingu.

Przeczytaj też: Zakup auta na firmę 2023 –  jak je kupić? Leasing, gotówka czy może wynajem długoterminowy?