Kiedy ciężko jest nam znaleźć pracę na etacie coraz częściej rozważamy założenie własnej działalności gospodarczej. Pomocne na tym etapie może być dla nas także biuro rachunkowe. Dlaczego? Rozważając wszystkie „za” i „przeciw”, możemy dojść do wniosku, że etatowa księgowa nie będzie dla nas dobrą opcją. Jak wybrać księgowość i na co zwrócić uwagę przed podpisaniem umowy z biurem rachunkowym? Być może są Państwo na etapie myślenia nt. zmiany księgowej – jeśli tak, ten artykuł też może okazać się przydatny.

Niezależnie od swojego wieku, zakładając własną firmę możemy stać się początkującymi przedsiębiorcami. O ile posiadamy ciekawy pomysł, może być to dobrym rozwiązaniem. Tym bardziej, że możemy starać się o dotację, która pomoże nam ją na początku rozwinąć. Wielu z nas nie ma doświadczenia w prowadzeniu firmy, nie wspominając już o prowadzeniu dokumentacji finansowej. Najlepszym rozwiązaniem będzie wtedy skorzystanie z księgowości oferowanej przez zewnętrznych rachmistrzów.

Od czego zacząć współpracę z biurem rachunkowym?

Księgowa licząca pieniądze - banknoty - biuro rachunkoweZanim jeszcze pomyślimy o spotkaniu w danym biurze, warto najpierw sprawdzić czy działa ono legalnie. Co to oznacza? Z pewnością nie zaszkodzi nam sprawdzenie jego dokumentów rejestracyjnych. Prócz tego warto zweryfikować czy zatrudnieni tam specjaliści posiadają odpowiednie certyfikaty. To możemy sprawdzić sami na stronie internetowej Ministerstwa Finansów – pod tym linkiem.

Z pewnością wielką zaletą będzie oferowanie przez biuro rachunkowe dodatkowo usług doradcy podatkowego. W tym przypadku również nie zaszkodzi nam skontrolowanie jego uprawnień. Te możemy sprawdzić w Krajowej Izbie Doradców Podatkowych. Warto poświęcić na to czas, gdyż stawką jest przyszłość naszej firmy.

Polisa OC biura rachunkowego

Równie ważne jest sprawdzenie faktu posiadania przez biuro rachunkowe polisy OC, czyli ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej. Jest ono obligatoryjne, co reguluje ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Przepisy karne do ustawy mówią o karze grzywny lub pozbawienia wolności za brak spełnienia tego obowiązku.

Jednak jak zwykle diabeł tkwi w szczegółach. Istotna jest kwota, na którą opiewa owa polisa. Przed podjęciem współpracy warto poprosić o udostępnienie informacji nt. wartości zabezpieczenia. To do tej kwoty biuro księgowe może odpowiadać za zaniechania i błędy np. w obliczeniach Państwa należności skarbowych i w innych aspektach, które stanowią przedmiot umowy.

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Biura rachunkowe mogą legalnie przetwarzać dane o Państwa przychodach i rozchodach, a także nt. pracowników pod warunkiem powierzenia im przetwarzania danych osobowych w celu wykonania umowy na usługi księgowe. Każda profesjonalna księgowa czy serwis do fakturowania online przedstawi Państwu do podpisania ten dokument tuż przed rozpoczęciem przyjmowania dokumentów.

Kto może być księgowym – na co i na kogo uważać?

W kwestiach rozliczeń zazwyczaj nie jesteśmy specjalistami. Ale wymagamy tego od ludzi, którym zamierzamy miesiąc w miesiąc płacić wynagrodzenie, by nie mieć problemu z różnego rodzaju urzędami. Przede wszystkim warto mieć świadomość, że księgi rachunkowe może prowadzić dosłownie KAŻDY, to znaczy:

  • każda osoba, która posiada pełną zdolność do czynności prawnych i jednocześnie
  • nie jest karana za przestępstwa związane z obrotem pieniężnym, przestępstwa skarbowe i przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów.

To wyjaśnia skąd tak duża konkurencja na rynku biur rachunkowych czy osób oferujących tego typu usługi. Pokazuje to, że niekoniecznie należy posiadać wiedzę i systematycznie się szkolić, by proponować prowadzenie ksiąg rachunkowych. Z kolei dla przedsiębiorców to znak, by weryfikować kompetencje osób pracujących w biurze rachunkowym.

Cena usług i opinie dotyczące księgowych

Nie da się ukryć, że na samym początku prowadzenia własnej działalności jednym z naszych głównych celów będzie szukanie oszczędności. Pytani brzmi – czy warto oszczędzać na prowadzeniu dokumentacji finansowej? Niestety nadal dla wielu z nas liczy się cena. To błąd. Jednym z najważniejszych kryteriów, które należy wziąć pod uwagę podczas wyboru biura rachunkowego są opinie na jego temat.

Jeszcze przed podpisaniem umowy warto poszukać komentarzy na temat działalności specjalistów, z których usług chcemy skorzystać. Nie jest to trudne zadanie. Wystarczy, że w wyszukiwarkę wpiszemy nazwę danego biura rachunkowego i jednymi z pierwszych wyników powinna być strona internetowa owego biura, a zaraz potem opinie na jego temat.

Prócz tego zwróćmy uwagę na możliwości dokonywania rozliczeń – czy dostępna jest księgowość online? W dzisiejszych czasach to niemalże podstawa. W początkowej fazie bądźmy wyczuleni na kontakt – czy jest stały i niezakłócony? Nie da się współpracować z osobami, które nie będą w stanie pomóc nam możliwie jak najszybciej udzielając nam fachowej pomocy. Te kwestie mogą być także poruszone w opiniach innych klientów.

Koszty fakturowania online

Pisząc o księgowości online mamy na myśli przede wszystkim usługę rozliczania poprzez dedykowaną księgową, ale w formie zdalnej. Największe serwisy, które poniżej porównujemy, posiadające rozbudowane systemy CRM oferują też sam programy do fakturowania. Kosztują one obecnie od 12 do 20 zł miesięcznie i połączone są z możliwością samodzielnego dodawania dokumentów. Wyjątkiem są oferty darmowe z bardzo ograniczoną ofertą – maksymalnie 3-5 faktur sprzedażowych miesięcznie.

Uwaga! W tej wersji zazwyczaj występują limity dot. ilości wystawianych faktur – najczęściej 10/miesiąc. Ponadto, nie ma opcji generowania pliku JPK, dlatego warto rozważyć bardziej zaawansowaną opcję, o której piszemy dalej.

Asystent księgowy w działalności

Istnieje także opcję pośrednia, tj. program fakturowania + CRM do wszystkich samodzielnych rozliczeń + wsparcie asystenta księgowego. Jest to opcja dobra dla osób rozliczających się w prosty sposób poprzez ryczałt lub ryczałt ewidencjonowany, czyli dla tych, którzy płacą jeden podatek od przychodu i nie rozliczają kosztów. Choć korzystają z niej także osoby będące na skali podatkowej lub na podatku liniowym, biegli w sztuce rachmistrzostwa.

Właściciel JDG samodzielnie księguje swoje przychody, a w przypadku osób składających co roku PIT-36 lub PIT-36L także i koszty. Cena programu do faktur online i asystenta księgowego cena waha się już od 35 do 50 zł miesięcznie.

Biuro księgowe online

Najbardziej rozbudowaną wersją usług jest biuro księgowe online z dedykowaną księgową. Najbardziej popularne firmy obsługują jedynie podmioty prowadzone w formie jednoosobowych działalności gospodarczych. Biura takie jak np. wFirma, Taxly oferują także księgowość online dla spółek.

Ceny księgowości online zaczynają się od 99 złotych miesięcznie i dzielą się na pakiety zawierające większy wolumen danej usługi lub szerszy zakres oferty. Cena zależy od kilku czynników, ale przede wszystkim od:

  • sumarycznej ilości dokumentów sprzedażowych i kosztowych – zazwyczaj podstawowa cena obejmuje do 25-30 dokumentów obu typów,
  • ilości umów cywilno-prawnych i umów o pracę – zazwyczaj podstawowa cena obejmuje 1-3 umowy na miesiąc – a dodatkowe powodują przejście na wyższy pakiet lub dodatkową opłatę,
  • formy przekazywania dokumentów i miejsca przechowywania dokumentów – forma elektronicznego wgrywania plików na serwer lub poprzez stronę www jest zawsze tańsza od tradycyjnej formy papierowej.

Tak, ta ostatnia jest możliwa poprzez wysyłkę faktur pocztą do biura rachunkowego. Wtedy to ono przechowuje dokumentację. W zgłoszeniu CEIDG miejscem przechowywania dokumentacji należy wówczas podać adres biura, jak w przypadku tradycyjnej księgowej.

Cennik usług dodatkowych w biurach rachunkowych online

Bizneswoman i dokumenty księgowe - segregatoryElementem, który może mieć kluczowe znaczenie jest cennik usług dodatkowych. Biura rachunkowe online, jak i te klasyczne, do których dostarczamy dokumentację w formie papierowej, naliczają opłatę w formie abonamentu. Doliczają też jednak do faktury opłaty za usługi dodatkowe.

Po przekroczeniu standardowych limitów w ciągu jednego miesiąca,  zapłacimy od 4 do 20 złotych np. za:

  • rozliczenie faktury zagranicznej,
  • wysłanie w imieniu przedsiębiorcy informacji nt. sald czy not korygujących lub innej korespondencji,
  • przygotowanie i rozliczenie umów zleceń, czy o dzieło czy umów o pracę,
  • zaświadczenie od zarobkach pracownika lub świadectwo pracy,
  • prowadzenie ewidencji drugiego czy trzeciego pojazdu w firmie.

Warto zwrócić uwagę na szczegóły takie jak koszt rozliczenia rocznego PIT dla przedsiębiorcy. Do niedawna duże firmy oferujące usługi księgowe wraz z programem do wystawiania faktur, takie jak iFirma, oferowały rozliczenie za darmo. Jednak obecnie jest to 50 zł netto (co nadal jest dobrą ceną). Złożenie PIT-36 lub PIT-36L jest elementem, od którego jako przedsiębiorcy Państwo nie uciekną. Sporządzenie go poprawnie zaoszczędzi Państwu czas, który mógłby zostać zmarnowany np. na wizyty w urzędzie skarbowym w celu wyjaśnienia nieprawidłowości.

Umowa na usługi księgowe – negocjacje i personalizacja

monevia banner - tańsze tankowanie

Wybierz faktoring w Monevii! Nie czekaj aż klient opłaci fakturę!

Można stwierdzić, że podpisywanie umowy to moment kluczowy naszej współpracy z biurem rachunkowym. Mamy wtedy możliwość spersonalizowania treści kontraktu w taki sposób, by odpowiadała ona naszym potrzebom. Warto przygotować sobie listę pytań, specyficznych dla Państwa branży lub fachu. Jeżeli odpowiedzi przyszłej księgowości będą zadowalające i zgodne z Państwa stanem wiedzy, mogą Państwo mieć nadzieję, że współpraca będzie się układać poprawnie.

Jeśli na etapie negocjacji zapisów umowy zauważamy, że biuro rachunkowe nie jest zbyt elastyczne i nie chce znaleźć konsensusu, to może być dowód na to, iż współpraca może nie być dla nas zadowalająca w przyszłości.

Szukasz odpowiedniej firmy finansowania dla swojej firmy? Pomyśl nad którąś z poniższych opcji:

Współpraca z biurem rachunkowym – podsumowanie

Do momentu podpisania wiążącej umowy z biurem rachunkowym możemy zrobić naprawdę dużo, by wybrać najlepszych specjalistów w tym fachu. Nie bójmy się pytać czy poświęcić swój czas na szukanie informacji. Są one niezwykle pomocne w trakcie podejmowania tej trudnej decyzji.

Poza tym pamiętajmy, że biuro rachunkowe nie musi znajdować się w mieście, w ktorym prowadzimy swój biznes. Dzięki wielu nowoczesnym udogodnieniom do naszej dyspozycji są specjaliści z całej Polski. Korzystajmy z tej możliwości i cieszmy się owocną współpracą na długie lata. Ostatecznie nic też nie stoi na przeszkodzie, by ewentualnie zmienić księgową. Proces ten nie musi być wcale trudny.